Copilot-Einführung planen: Pilot, Schulung und Rollout

Wer die Copilot-Einführung planen will, sollte weniger an Technik und mehr an Menschen denken. Lizenzen sind schnell zugewiesen. Ob Copilot im Alltag genutzt wird und ob die Kosten sich lohnen, entscheidet sich bei Vorbereitung, Schulung und Begleitung.

Phase 1: Ziele und Anwendungsfälle

Legen Sie fest, welche Aufgaben Copilot erleichtern soll, etwa Besprechungsnachbereitung, Angebotsentwürfe oder Recherche in internen Dokumenten. Je konkreter die Anwendungsfälle, desto leichter lässt sich später der Nutzen messen. Formulieren Sie zwei bis drei messbare Ziele, zum Beispiel weniger Zeit für Protokolle.

Phase 2: Daten und Berechtigungen

Bevor Copilot startet, sollten die größten Risiken im Datenbestand behoben sein: zu weit geteilte Seiten, Links für jeden, sensible Bereiche ohne Schutz. Die Schritte stehen in Oversharing vor Copilot vermeiden.

Phase 3: Recht und Mitbestimmung

• Datenschutz prüfen, Verzeichnis ergänzen, Folgenabschätzung bewerten.
• Betriebsrat früh einbinden; eine Betriebsvereinbarung regelt Auswertungen, Transkripte und Zwecke.
• KI-Richtlinie um Copilot ergänzen.
• KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung sicherstellen und dokumentieren.

Hilfreich dafür sind der KI-Richtlinie-Generator und der KI-Schulungsnachweis.

Phase 4: Pilotgruppe

Statten Sie eine gemischte Gruppe aus verschiedenen Abteilungen und Rollen für einige Wochen mit Lizenzen aus. Gut geeignet sind Menschen mit vielen Besprechungen und Dokumenten sowie einige Skeptiker, deren Rückmeldungen besonders wertvoll sind. Die Lizenzzuweisung beschreibt die Anleitung Copilot-Lizenzen für eine Pilotgruppe zuweisen.

Phase 5: Schulung und Begleitung

1. Kurze Einführung mit Beispielen aus dem eigenen Alltag statt allgemeiner Produktvorstellung.
2. Prompt-Sammlung mit bewährten Anweisungen je Rolle, siehe Gute Prompts für Copilot.
3. Ansprechpersonen in den Abteilungen, die Fragen beantworten und Beispiele sammeln.
4. Regelmäßiger Austausch, etwa eine halbe Stunde alle zwei Wochen.

Phase 6: Messen und ausweiten

Nach dem Pilot werten Sie Nutzungsdaten und Befragungen aus und entscheiden, welche Rollen Lizenzen bekommen. Wie Sie dabei vorgehen, erklärt Copilot-Nutzung messen. Den Ablauf mit Terminen und Zuständigkeiten erstellt der Copilot-Rollout-Planer.

Häufige Fehler

• Lizenzen für alle auf einmal, ohne Schulung und Ansprechpartner.
• Kein Plan für sensible Daten, sodass der erste Fund einer vertraulichen Datei das Projekt stoppt.
• Erwartungen zu hoch: Copilot spart Zeit bei Routine, ersetzt aber keine Fachkenntnis.
• Keine Messung: Ohne Ausgangswerte lässt sich der Nutzen später nicht belegen.

Die Kosten je Nutzer und mögliche Zusatzkosten für Agenten oder Cowork sollten von Anfang an im Budget stehen; mehr dazu in Lohnt sich Microsoft 365 Copilot?.

Kommunikation

Erklären Sie früh, warum Copilot eingeführt wird, was er kann und was nicht, und wie mit Daten umgegangen wird. Offene Fragen nach Überwachung oder Arbeitsplatzabbau sollten offen beantwortet werden, sonst entsteht Misstrauen. Konkrete Erfolgsgeschichten aus der Pilotgruppe, etwa eine Abteilung, die ihre Protokolle nun in der halben Zeit erstellt, überzeugen mehr als Herstellerversprechen. Auch Grenzen gehören in die Kommunikation: Wer weiß, dass Copilot Fehler macht, prüft sorgfältiger und ist weniger enttäuscht.