Copilot in Word: Entwürfe, Umformulieren und Zusammenfassen

Copilot in Word hilft in drei Situationen: beim leeren Blatt, beim Überarbeiten und beim Lesen langer Dokumente. Mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz kann er dabei auch auf Ihre Dateien, E-Mails und Besprechungen zugreifen, etwa um einen Bericht aus vorhandenen Unterlagen zu entwerfen.

Einen Entwurf erstellen

In einem leeren Dokument beschreiben Sie, was entstehen soll. Besonders hilfreich ist es, vorhandene Dateien als Grundlage anzugeben, etwa ein Protokoll, eine Präsentation oder eine Tabelle. Copilot schreibt dann nicht aus dem Nichts, sondern aus Ihrem Material.

Erstelle einen Projektbericht für die Geschäftsführung auf Basis von
/Protokoll Lenkungskreis März und /Budget Projekt Nord.
Gliederung: Stand, Risiken, Entscheidungen, nächste Schritte.
Höchstens zwei Seiten, sachlicher Ton, keine Aufzählung ohne Erklärung.

Mit dem Schrägstrich verweisen Sie auf Dateien aus OneDrive oder SharePoint, auf die Sie Zugriff haben.

Texte überarbeiten

• Abschnitt markieren und umformulieren lassen: kürzer, förmlicher, verständlicher.
• Einen Absatz in eine Tabelle oder Liste umwandeln.
• Einen Text für eine andere Zielgruppe umschreiben, etwa für Kunden statt für Fachleute.

Prüfen Sie Änderungen immer im Vergleich zum Original: Beim Kürzen gehen manchmal wichtige Einschränkungen verloren. Ob das Ergebnis gut lesbar ist, zeigt die Lesbarkeitsprüfung.

Lange Dokumente zusammenfassen und befragen

Bei Verträgen, Richtlinien oder Berichten kann Copilot eine Zusammenfassung erstellen und gezielte Fragen beantworten: „Welche Fristen nennt das Dokument?“ oder „Wo wird die Haftung geregelt?“. Lassen Sie sich die Fundstellen nennen und lesen Sie wichtige Aussagen selbst nach. Für Vertragsprüfungen gibt der Artikel Verträge mit KI prüfen weitere Hinweise.

Gute Prompts für Word

1. Ziel und Leser nennen: Für wen ist der Text, was soll er bewirken?
2. Quellen angeben: Welche Dateien sind Grundlage, welche nicht?
3. Form vorgeben: Länge, Gliederung, Ton, Anrede.
4. Grenzen setzen: „Keine Zahlen erfinden, fehlende Angaben als [offen] markieren.“

Ob Ihr Prompt diese Punkte enthält, prüft der Prompt-Prüfer. Weitere Vorlagen für alle Office-Apps stehen in Gute Prompts für Microsoft 365 Copilot.

Praxisbeispiele aus dem Büroalltag

• Angebot: Aus einer Kundenmail und einem älteren Angebot einen neuen Entwurf erstellen, Preise selbst eintragen.
• Richtlinie: Eine interne Regel in einfacher Sprache für alle Beschäftigten umschreiben lassen.
• Bericht: Mehrere Protokolle zu einem Quartalsbericht verdichten und offene Punkte markieren lassen.
• Korrektur: Einen langen Text auf Widersprüche, Wiederholungen und uneinheitliche Begriffe prüfen.

Grenzen

Copilot kennt nur, was in den angegebenen Quellen steht und was Sie sehen dürfen. Veraltete Dateien führen zu veralteten Aussagen. Bei sehr langen Dokumenten kann er Details übersehen. Und ein Entwurf ist ein Entwurf: Fachliche Verantwortung, Zahlen und Zitate bleiben bei Ihnen. Wer ohne Copilot-Lizenz mit KI in Word arbeiten will, findet Alternativen im Artikel KI in Word.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

In geteilten Dokumenten sehen andere, welche Abschnitte mit Copilot entstanden sind, nur dann, wenn Sie es vermerken. Bei Texten für Kunden oder Behörden lohnt eine kurze Absprache im Team, wer Entwürfe prüft und freigibt. Kommentare und Änderungsverfolgung bleiben dabei das beste Werkzeug, um Copilot-Vorschläge nachvollziehbar zu machen.