Copilot in Teams: Besprechungen, Chats und Nachbereitung

Copilot in Teams ist für viele Nutzer die Funktion mit dem schnellsten Nutzen: Nach einer Besprechung liegen Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben vor, und wer zu spät kommt, fragt einfach nach, was bisher besprochen wurde. Dazu kommen Zusammenfassungen von Chats und Kanälen.

In Besprechungen

• Während der Besprechung: Fragen wie „Welche Einwände gab es bisher?“ oder „Was ist noch offen?“ stellen.
• Nach der Besprechung: Zusammenfassung, Aufgaben mit Verantwortlichen und offene Punkte abrufen.
• Verpasste Termine: Den Verlauf nachlesen, ohne die Aufzeichnung anzusehen.

Für die Nachbereitung braucht Copilot in der Regel eine Transkription der Besprechung. Organisatoren können auch einstellen, dass Copilot nur während des Termins verfügbar ist und danach keine Inhalte gespeichert bleiben. Welche Option gilt, legen Administratoren und Organisatoren fest.

Gute Fragen an Copilot

Fasse die Besprechung in fünf Punkten zusammen.
Liste danach alle Aufgaben als Tabelle: Aufgabe, verantwortlich, Termin.
Markiere Punkte, bei denen keine Einigung erzielt wurde.

Wie Sie solche Anfragen allgemein aufbauen, zeigt der Zusammenfassungs-Prompt-Generator. Tipps für Besprechungen ohne Copilot stehen in Besprechungen mit KI zusammenfassen.

Chats und Kanäle

In Chats und Kanälen fasst Copilot zusammen, was in einem Zeitraum besprochen wurde, und beantwortet Fragen wie „Welche Entscheidungen gab es diese Woche?“. Beim Schreiben hilft er, Nachrichten umzuformulieren oder zu kürzen.

Besprechungen so gestalten, dass Copilot hilft

Die Qualität der Zusammenfassung hängt stark davon ab, wie die Besprechung läuft. Einige einfache Regeln helfen Menschen und Copilot gleichermaßen:

• Zu Beginn Ziel und Tagesordnung laut nennen.
• Entscheidungen ausdrücklich aussprechen: „Wir entscheiden: …“
• Aufgaben mit Namen und Termin formulieren: „Anna übernimmt das Angebot bis Freitag.“
• Nicht durcheinanderreden und bei Fachbegriffen deutlich sprechen.
• Am Ende die Ergebnisse kurz zusammenfassen.

Die Zusammenfassung sollte eine Person kurz gegenlesen, bevor sie an alle geht. So fallen Hörfehler und falsch zugeordnete Aufgaben auf, bevor jemand danach handelt.

Grenzen

• Transkripte enthalten Hörfehler, vor allem bei Fachbegriffen, Namen und Durcheinanderreden.
• Copilot gibt wieder, was gesagt wurde, nicht was gemeint war. Ironie und Zwischentöne gehen verloren.
• Wer nicht spricht, taucht in der Zusammenfassung kaum auf, auch wenn die Person wichtig ist.
• Aufgabenlisten sind Vorschläge: Verantwortliche sollten sie bestätigen.

Betriebsrat und Transparenz

Transkription und Zusammenfassung betreffen alle Teilnehmenden. Informieren Sie zu Beginn, wenn transkribiert wird, und klären Sie, wer auf Transkripte zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden. In Unternehmen mit Betriebsrat ist eine Regelung zur Mitbestimmung üblich, da sich Auswertungen auf Verhalten und Leistung beziehen können; mehr in KI und Betriebsrat. Für Aufbewahrungsregeln gibt es die Anleitung Aufbewahrung für Copilot-Interaktionen.

Zusammenfassungen weiterverwenden

Eine Besprechungszusammenfassung ist oft der Ausgangspunkt für weitere Arbeit. Lassen Sie Copilot daraus eine Mail an Abwesende, eine Aufgabenliste für Planner oder einen Abschnitt für den Projektbericht entwerfen. Achten Sie dabei darauf, wer die Weitergabe erhält: Inhalte aus vertraulichen Besprechungen gehören nicht automatisch in große Verteiler.