KI in Word nutzen: Copilot, Chat-Assistenten und Add-ins im Vergleich

KI in Word zu nutzen geht auf mehreren Wegen: direkt mit Microsoft 365 Copilot, über Add-ins anderer Anbieter oder ganz klassisch, indem Sie Texte zwischen Chat-Assistent und Word hin- und herkopieren. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie oft Sie KI brauchen, welche Daten betroffen sind und was Ihr Unternehmen erlaubt.

Weg 1: Microsoft 365 Copilot

Copilot ist in Word eingebaut und kann Entwürfe erstellen, Texte umschreiben, Dokumente zusammenfassen und Fragen zum geöffneten Dokument beantworten. Der Vorteil: Copilot arbeitet innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens und kann bei entsprechender Lizenz auf Dateien zugreifen, die der Nutzer ohnehin sehen darf. Microsoft 365 Copilot kostet 30 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresvertrag, zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz. Ob sich das lohnt, beschreibt der Ratgeber Lohnt sich Microsoft 365 Copilot?. Konkrete Funktionen und Prompts in Word erklärt der Ratgeber Copilot in Word.

Weg 2: Chat-Assistent und Kopieren

Der einfachste Weg ohne zusätzliche Lizenz: Text aus Word in ChatGPT, Claude, Gemini oder einen anderen Assistenten kopieren, bearbeiten lassen, zurückkopieren. Das funktioniert für einzelne Abschnitte gut. Nachteile:

• Formatierung geht verloren: Überschriften, Listen und Tabellen müssen neu gesetzt werden.
• Bei langen Dokumenten fehlt der Zusammenhang, wenn Sie nur Teile kopieren.
• Vertrauliche Inhalte landen bei einem Dienst, der vielleicht nicht freigegeben ist.

Ein Trick für die Formatierung: Lassen Sie die Antwort in Markdown ausgeben und wandeln Sie sie mit Markdown umwandeln in formatierten Text um, der sich mit Überschriften und Listen in Word einfügen lässt. Viele Assistenten können zudem Word-Dateien direkt lesen und erzeugen; prüfen Sie dann Formatvorlagen und Nummerierungen.

Weg 3: Add-ins

Im Add-in-Bereich von Word finden sich Erweiterungen verschiedener Anbieter, die KI-Funktionen in die Seitenleiste bringen. Prüfen Sie vor der Installation: Wer ist der Anbieter? Wohin werden Ihre Texte übertragen? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? In vielen Unternehmen dürfen Nutzer Add-ins ohnehin nicht selbst installieren; dann entscheidet die IT.

Gute Aufgaben für KI in Word

1. Ersten Entwurf aus Stichpunkten erstellen
2. Langen Bericht zusammenfassen, etwa für eine Management-Zusammenfassung
3. Ton ändern: förmlicher, kürzer, verständlicher
4. Zwei Fassungen eines Dokuments vergleichen
5. Gliederung für einen Bericht vorschlagen

Für das Überarbeiten bestehender Texte gibt der Ratgeber KI-Texte überarbeiten weitere Hinweise.

Prompt-Beispiel für ein Word-Dokument

Fasse den Bericht in einer Management-Zusammenfassung zusammen:
höchstens 200 Wörter, drei Kernaussagen als Stichpunkte,
danach eine Empfehlung in einem Satz. Nenne bei Zahlen den
Abschnitt, aus dem sie stammen.

Die Bitte um Abschnittsangaben macht das Prüfen leichter. Zahlen und Namen in KI-Zusammenfassungen sollten Sie immer kurz mit dem Original abgleichen.

Was das Unternehmen regeln sollte

Wenn Mitarbeitende verschiedene Wege nutzen, entsteht schnell ein Durcheinander aus privaten Konten, freien Add-ins und Firmenlizenzen. Eine kurze Regelung schafft Klarheit: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer Ergebnisse prüft. Eine Vorlage erstellt der KI-Richtlinie-Generator.