KI am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber dürfen und was nicht

KI am Arbeitsplatz wirft für Arbeitgeber viele Fragen auf: Darf ich die Nutzung von ChatGPT verbieten oder anordnen? Darf ich auswerten, wie Beschäftigte mit KI arbeiten? Und was muss der Betriebsrat mitentscheiden? Die Antworten ergeben sich aus Arbeitsrecht, Datenschutz und der KI-Verordnung. Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung.

KI vorschreiben oder verbieten

Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Weisungsrechts (§ 106 Gewerbeordnung) festlegen, mit welchen Arbeitsmitteln gearbeitet wird. Er darf also bestimmte KI-Werkzeuge vorgeben, ihre Nutzung auf freigegebene Dienste beschränken oder private KI-Konten für dienstliche Aufgaben untersagen. Ein solches Verbot ist sinnvoll, wenn Geschäftsgeheimnisse oder Personendaten betroffen sind. Klare Regeln in einer KI-Richtlinie vermeiden Missverständnisse. Grenzen setzen Arbeitsvertrag, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und die Mitbestimmung.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Gibt es einen Betriebsrat, hat er beim Einsatz von KI wichtige Rechte:

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das trifft auf viele KI-Werkzeuge zu, weil sie Nutzungsdaten protokollieren.
• § 90 BetrVG: Unterrichtung und Beratung bei der Planung von Arbeitsverfahren, ausdrücklich auch beim Einsatz von KI.
• § 95 BetrVG: Mitbestimmung bei Auswahlrichtlinien, auch wenn diese mithilfe von KI aufgestellt oder angewendet werden.
• § 80 Abs. 3 BetrVG: Muss der Betriebsrat eine KI-Einführung beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich.

Mehr dazu im Ratgeber KI und Betriebsrat.

Überwachung und Datenschutz

Auch ohne Betriebsrat gilt der Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO und BDSG. Jede Auswertung von Beschäftigtendaten braucht eine Rechtsgrundlage und muss verhältnismäßig sein. Eine allgemeine Kontrolle, wer wie oft welche Prompts eingibt, um Leistung zu bewerten, ist kaum zu rechtfertigen. Zulässig sein können dagegen zweckgebundene Protokolle, etwa zur IT-Sicherheit oder zur Kostenkontrolle, wenn Beschäftigte informiert sind und die Daten nicht für andere Zwecke genutzt werden.

Seit dem 2. Februar 2025 ist Emotionserkennung am Arbeitsplatz nach der KI-Verordnung grundsätzlich verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen (siehe Verbotene KI-Praktiken).

KI in Personalentscheidungen

KI-Systeme für Einstellung, Beförderung, Kündigung, Aufgabenverteilung oder Leistungsbewertung gelten nach Anhang III der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI. Für Betreiber gelten die zusätzlichen Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. Dazu gehört, Beschäftigte und Arbeitnehmervertretung vor dem Einsatz zu informieren. Schon heute verbietet Art. 22 DSGVO, Personen ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit erheblicher Wirkung zu unterwerfen. Die Arbeitgeberseite sollte deshalb sicherstellen, dass Menschen KI-Vorschläge wirklich prüfen. Praxisbeispiele liefert KI im Bewerbungsprozess.

Pflichten des Arbeitgebers

1. KI-Kompetenz der Beschäftigten fördern und Schulungen dokumentieren.
2. Freigegebene Werkzeuge und Tarife festlegen.
3. Regeln zu vertraulichen Daten und zur Prüfung von KI-Ergebnissen aufstellen.
4. Betriebsrat frühzeitig einbinden, am besten mit einer Rahmenbetriebsvereinbarung.
5. Datenschutzhinweise für Beschäftigte ergänzen.

Was Beschäftigte wissen sollten

Wer gegen ein klares KI-Verbot verstößt und etwa Kundendaten in einen privaten Chatbot kopiert, riskiert arbeitsrechtliche Folgen. Umgekehrt sollten Arbeitgeber nicht stillschweigend dulden, dass Beschäftigte private Konten nutzen, und später Konsequenzen ziehen. Eine schriftliche Richtlinie schafft Klarheit für beide Seiten. Einen Entwurf erstellt der KI-Richtlinien-Generator.