Besprechungen mit KI zusammenfassen: Protokolle in Minuten

Ein Protokoll zu schreiben kostet nach einer einstündigen Besprechung schnell eine halbe Stunde. Wer Besprechungen mit KI zusammenfassen lässt, ist in wenigen Minuten fertig: Aus einem Transkript entsteht eine Zusammenfassung mit Entscheidungen, Aufgaben und offenen Fragen. Gut wird das Ergebnis aber nur mit einem klaren Prompt und einer kurzen Prüfung.

Schritt 1: Transkript erstellen

Teams, Zoom und Google Meet können Besprechungen transkribieren, oft mit Namen der Sprecher. Alternativ nehmen Sie das Gespräch auf und lassen es mit einem Spracherkennungsdienst abschreiben. Wichtig: Alle Teilnehmenden müssen vor der Aufnahme zustimmen. Heimliche Aufnahmen sind in Deutschland strafbar.

Schritt 2: Prompt mit fester Struktur

Du bist Protokollführer. Fasse das folgende Transkript einer Besprechung zusammen.
Gliederung:
1. Teilnehmende und Datum
2. Ergebnisse und Entscheidungen (Stichpunkte)
3. Aufgaben als Tabelle: Aufgabe | verantwortlich | bis wann
4. Offene Fragen
Regeln: Nur Informationen aus dem Transkript. Wenn Verantwortliche oder Termine fehlen, schreibe „offen“.
Keine Wertungen, keine Zitate über einen Satz hinaus.

Transkript:
[Transkript hier einfügen]

Die Regel „Nur Informationen aus dem Transkript“ verringert erfundene Details. Die Tabellenform für Aufgaben macht das Protokoll sofort nutzbar.

Schritt 3: Lange Besprechungen aufteilen

Ein Transkript von einer Stunde hat oft 10.000 bis 15.000 Wörter, auf Deutsch also grob 15.000 bis 25.000 Tokens. Moderne Modelle verarbeiten das in einem Stück. Bei sehr langen Workshops oder kleineren Modellen teilen Sie das Transkript in Abschnitte, fassen jeden zusammen und lassen danach die Teilergebnisse zusammenführen. Das erledigt der Text-Aufteiler; wie viele Tokens Ihr Transkript hat, zeigt der Token-Zähler.

Schritt 4: Prüfen

• Stimmen Namen und Zuständigkeiten? Spracherkennung verwechselt Namen häufig.
• Sind Zahlen, Beträge und Termine richtig übernommen?
• Fehlt eine Entscheidung, die nur beiläufig getroffen wurde?

Lassen Sie das Protokoll zur Sicherheit von einer Person bestätigen, die in der Besprechung war.

Datenschutz

Transkripte enthalten fast immer personenbezogene Daten und oft vertrauliche Inhalte. Nutzen Sie dafür nur Dienste mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, etwa die Business-Varianten von Microsoft 365 Copilot, ChatGPT oder Claude. Für private Konten gilt: Namen vorher entfernen. Das erledigt der Text-Anonymisierer; mehr dazu in ChatGPT und Datenschutz.