Prompts für Zusammenfassungen: So fasst KI richtig zusammen

Zusammenfassen ist die häufigste Aufgabe für KI im Büro. Mit „Fasse zusammen“ allein entsteht aber oft eine Nacherzählung, die zu lang ist und das Wichtige verpasst. Gute Prompts für Zusammenfassungen sagen der KI, wofür die Zusammenfassung gebraucht wird.

Die vier Angaben, die den Unterschied machen

• Zweck: Soll jemand entscheiden, sich informieren oder handeln? Für eine Entscheidung zählen Optionen und Folgen, für eine Aufgabenliste die nächsten Schritte.
• Zielgruppe: Geschäftsführung, Fachkollegen oder Kunden brauchen unterschiedliche Tiefe und Sprache.
• Länge: Konkret angeben, etwa „höchstens 5 Stichpunkte“ oder „ein Absatz mit 80 Wörtern“.
• Struktur: Feste Gliederung, zum Beispiel Kernaussage, Zahlen, Risiken, nächste Schritte.

Vorlage: Bericht für die Entscheidung

Fasse den folgenden Bericht für die Geschäftsführung zusammen.
Zweck: Entscheidung, ob das Projekt fortgesetzt wird.
Gliederung:
1. Kernaussage in einem Satz
2. Wichtigste Zahlen (höchstens 4)
3. Risiken und offene Fragen
4. Empfehlung des Berichts
Höchstens 150 Wörter. Nur Informationen aus dem Text, keine eigenen Bewertungen.

Bericht:
[Text]

Vorlage: lange E-Mail-Kette

Fasse diese E-Mail-Kette zusammen:
- Worum geht es (ein Satz)?
- Was wurde vereinbart?
- Wer muss was bis wann tun?
- Was ist noch offen?
Wenn etwas unklar oder widersprüchlich ist, weise darauf hin.

Typische Fehler vermeiden

• Erfundene Details: Die Anweisung „nur Informationen aus dem Text“ und die Bitte um Hinweise auf Unklarheiten helfen. Zahlen sollten Sie immer gegenprüfen.
• Gewichtung: KI fasst oft gleichmäßig zusammen und übersieht, dass ein Nebensatz das Wichtigste war. Nennen Sie, worauf es Ihnen ankommt.
• Sehr lange Texte: Bei Dokumenten mit hunderten Seiten Abschnitt für Abschnitt zusammenfassen und danach verdichten; dabei hilft der Text-Aufteiler.

Weiterführend

Fertige Vorlagen zum Ausfüllen gibt es unter Prompt-Vorlagen. Für Besprechungen gibt es einen eigenen Ratgeber: Besprechungen mit KI zusammenfassen. Wie Sie Prompts grundsätzlich aufbauen, erklärt Gute Prompts schreiben.