E-Mails mit KI schreiben: Prompts, Beispiele und Grenzen

E-Mails mit KI schreiben spart vielen Menschen täglich Zeit: Absagen, Nachfragen, Beschwerden beantworten, heikle Themen diplomatisch formulieren. Damit das Ergebnis nicht nach Maschine klingt, braucht die KI ein paar Angaben mehr als „Schreib eine E-Mail an Herrn Müller“.

Was in den Prompt gehört

• Ziel: Was soll die E-Mail erreichen? Termin vereinbaren, Missverständnis klären, freundlich absagen.
• Empfänger und Beziehung: Kunde seit zehn Jahren, neue Kollegin, Behörde.
• Kernaussagen: zwei bis vier Stichpunkte, die hineinmüssen.
• Ton und Anrede: Sie oder Du, förmlich oder locker.
• Länge: „höchstens 120 Wörter“.

Beispiel-Prompt

Schreibe eine kurze E-Mail an einen langjährigen Kunden (Sie-Form). Ziel: Die Lieferung verzögert sich um eine Woche, wir bieten kostenlosen Expressversand. Stichpunkte: Grund ist ein Lieferengpass beim Hersteller; neuer Termin 14. März; Entschuldigung ohne Floskeln. Höchstens 100 Wörter, keine Betreffzeile.

Fertige Vorlagen für Absagen, Erinnerungen, Beschwerden und mehr finden Sie unter Prompt-Vorlagen; eigene Prompts baut der Prompt-Baukasten.

Damit es nach Ihnen klingt

Geben Sie der KI zwei oder drei eigene E-Mails als Stilbeispiel mit. Streichen Sie danach typische KI-Floskeln wie „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohl“; der KI-Floskel-Finder markiert sie. Und lesen Sie jede E-Mail vor dem Senden: Zusagen, Termine und Zahlen müssen stimmen.

Eingehende E-Mails beantworten

Besonders hilfreich ist KI bei langen oder verärgerten Nachrichten: erst zusammenfassen lassen („Was will der Absender, welche Fragen sind offen?“), dann eine Antwort entwerfen. Microsoft 365 Copilot und Gemini für Workspace machen das direkt im Postfach.

Was nicht hineingehört

Kundendaten, Vertragsinhalte und interne Zahlen nur in freigegebene Werkzeuge mit Firmenvertrag. Im Zweifel Namen und Details vorher durch Platzhalter ersetzen, etwa mit dem Anonymisierer, und nach dem Schreiben wieder einsetzen.