Wissensquellen in Copilot Studio: SharePoint, Dateien und Websites

Wissensquellen in Copilot Studio machen aus einem Agenten einen Auskunftsdienst: Er beantwortet Fragen mit Inhalten aus SharePoint, Dateien, Websites oder Datenbanken und nennt die Quelle. Die Qualität der Antworten hängt fast vollständig von diesen Quellen ab.

Die wichtigsten Arten

• SharePoint: Seiten, Bibliotheken und Ordner. Der Agent sucht mit den Rechten des angemeldeten Nutzers; jeder sieht nur, was er auch in SharePoint öffnen darf.
• Hochgeladene Dateien: bis 512 MB je Datei, gespeichert in Dataverse.
• Öffentliche Websites: werden über Bing durchsucht. Gut für eigene Hilfeseiten.
• Dataverse: strukturierte Daten, bis zu 2 Quellen mit je 15 Tabellen.
• Weitere Konnektoren zu Systemen wie ServiceNow, Salesforce oder Datenbanken.

Grenzen, die man kennen sollte

• bis zu 500 Wissensquellen pro Agent
• im klassischen Modus höchstens 4 SharePoint-Adressen und 4 Websites je Knoten für generative Antworten, mit generativer Orchestrierung bis zu 25
• SharePoint-Dateien: ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz im Mandanten nur unter 7 MB, mit Lizenz und Tenant-Graph-Grounding bis 200 MB

Ob Ihre Planung passt, prüft der Wissensquellen-Check.

Häufige Ursachen für schlechte Antworten

• Datei zu groß: Große Handbücher werden ohne entsprechende Lizenz ignoriert. Lösung: in Kapitel teilen.
• Gescannte PDFs ohne Textebene: Der Agent findet nichts.
• Veraltete Dokumente neben aktuellen: Der Agent zitiert womöglich die alte Fassung.
• Fehlende Rechte: Der Nutzer darf die Datei nicht öffnen, also bekommt er keine Antwort daraus.
• Schlechte Beschreibung: Bei vielen Quellen wählt die generative Orchestrierung anhand der Beschreibung aus.

Tipps für bessere Antworten

• Lieber eine kuratierte Bibliothek mit geprüften Dokumenten als „ganz SharePoint“.
• Dokumente mit klaren Überschriften und kurzen Abschnitten; FAQ-Format funktioniert besonders gut.
• In den Anweisungen festlegen, dass der Agent nur aus den Quellen antwortet und Quellen nennt.
• Allgemeines Wissen des Modells abschalten, wenn nur Firmenwissen gefragt ist.

Generative Antworten kosten je Antwort 2 Copilot Credits, mit Tenant-Graph-Grounding 10. Das sollten Sie bei der Wahl der Quelle mitdenken.

Quellen: Microsoft Learn, Abrechnung und Verwaltung, Kontingente und Grenzen, Wissensquellen. Microsoft ändert Copilot Studio häufig; maßgeblich ist die aktuelle Dokumentation. Tokenlabor ist ein unabhängiges Angebot und gehört nicht zu Microsoft.