KI im Einkauf: Angebote vergleichen, Verträge prüfen, Lieferanten finden

KI im Einkauf übernimmt vor allem Lese- und Schreibarbeit: Angebote mit unterschiedlichen Formaten vergleichbar machen, Anfragen in mehreren Sprachen formulieren und lange Vertragsbedingungen auf kritische Punkte durchsehen. Die Verhandlung und die Entscheidung bleiben beim Einkauf.

Wo KI im Beschaffungsalltag hilft

• Angebotsvergleich: Mehrere PDF-Angebote in eine Tabelle mit Preis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und Gewährleistung überführen.
• Anfragen schreiben: Lastenhefte in klare Anfragen übersetzen, auch auf Englisch oder Französisch.
• Vertragsvorprüfung: Allgemeine Geschäftsbedingungen von Lieferanten auf Haftungsgrenzen, Preisgleitklauseln oder automatische Verlängerungen durchsuchen.
• Warengruppen ordnen: Bestellpositionen mit Freitext einheitlichen Kategorien zuordnen.
• Marktrecherche: eine erste Liste möglicher Lieferanten und Kriterien erstellen, die Sie anschließend selbst prüfen.

Angebote vergleichbar machen

Lieferanten schicken selten einheitliche Unterlagen. Ein gutes Vorgehen:

1. Angebote einzeln hochladen und je Angebot dieselben Felder auslesen lassen.
2. Die Ergebnisse als Tabelle ausgeben lassen, bei fehlenden Angaben ausdrücklich „nicht angegeben“ statt einer Schätzung.
3. Jede Zahl mit Seitenangabe belegen lassen und Stichproben im Original prüfen.

Lies das Angebot und gib nur diese Felder aus:
Lieferant | Nettopreis gesamt | Lieferzeit | Zahlungsziel | Gewährleistung | Seite
Wenn ein Feld fehlt, schreibe "nicht angegeben". Rechne nichts um.

Die Ausgabe lässt sich mit dem Werkzeug Tabelle umwandeln direkt nach Excel übertragen. Bei Summen und Rabatten gilt: nachrechnen. Warum Sprachmodelle sich verrechnen können, erklärt der Ratgeber Kann KI rechnen?

Anfragen und Verhandlungsmails

Für Lieferantenkommunikation eignen sich Prompt-Vorlagen mit festen Bausteinen: Bezug, Menge, Termin, gewünschte Konditionen. Der E-Mail-Prompt-Generator erstellt solche Vorlagen. KI kann auch Gegenargumente vorbereiten, etwa: „Welche Einwände wird der Lieferant gegen eine Verlängerung des Zahlungsziels vorbringen?“ So gehen Sie besser vorbereitet ins Gespräch.

Grenzen und Risiken

• Vertraulichkeit: Preise, Rahmenverträge und Konditionen sind Geschäftsgeheimnisse. Nur Business-Tarife oder Dienste mit klaren Vertragsregeln nutzen.
• Rechtliche Bewertung: Die KI findet auffällige Klauseln, ersetzt aber keine juristische Prüfung.
• Erfundene Angaben: Bei der Lieferantensuche können Firmen oder Zertifikate frei erfunden sein. Alles verifizieren; Hinweise im Ratgeber Halluzinationen vermeiden.
• Prompt-Injection: Ein Angebot könnte versteckte Anweisungen an die KI enthalten. Bei automatisierten Abläufen hilft der Prompt-Injection-Prüfer.

Kosten im Blick

Wer viele Angebote automatisiert per API auswertet, kann die Kosten vorab mit dem Kostenrechner abschätzen. Für gelegentliche Nutzung reicht meist ein Business-Abo pro Einkäufer.

So starten Einkaufsteams

Wählen Sie zunächst eine wiederkehrende Aufgabe mit klarem Ergebnis, etwa den Vergleich von drei bis fünf Angeboten pro Woche. Legen Sie eine feste Prompt-Vorlage an, testen Sie sie mit bereits abgeschlossenen Vorgängen und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer eigenen Auswertung. Erst wenn die Vorlage zuverlässig funktioniert, wird sie im ganzen Team genutzt. Halten Sie außerdem schriftlich fest, welche Unterlagen in welchen Dienst dürfen.

Ein Beispiel für eine solche Regel: Angebote und Lieferantenkorrespondenz dürfen in den freigegebenen Business-Dienst, Rahmenverträge mit Geheimhaltungsklausel nur nach Rücksprache, Bankdaten und Zugangsdaten nie. Ergänzend lohnt eine kurze Schulung, in der das Team typische Fehler der KI an echten Beispielen sieht, etwa vertauschte Spalten, übersehene Staffelpreise oder eine falsch übernommene Währung. Wer diese Fehler kennt, prüft gezielter und schneller.