KI im Controlling: Analysen, Berichte und Kommentare

KI im Controlling ist am stärksten, wenn es um Sprache und Struktur geht: Abweichungen kommentieren, Managementberichte formulieren, Excel-Formeln und Auswertungen vorbereiten. Bei den Zahlen selbst ist Vorsicht geboten, denn Sprachmodelle rechnen nicht immer verlässlich. Die Rechnung gehört in Excel, BI-Werkzeug oder Code, die Erklärung kann die KI liefern.

Wo KI Controller entlastet

• Kommentare zu Abweichungen: aus einer Tabelle mit Plan, Ist und Vorjahr verständliche Erläuterungen formulieren.
• Managementberichte: Stichpunkte in einen klaren Bericht für Geschäftsführung oder Aufsichtsgremium bringen.
• Formeln und Skripte: komplexe Excel-Formeln, Power-Query-Schritte oder SQL-Abfragen schreiben und erklären lassen.
• Daten aufbereiten: Exporte bereinigen, Kontenbezeichnungen vereinheitlichen, Kostenstellen zuordnen.
• Szenarien besprechen: Annahmen für Planungen hinterfragen lassen.

Zahlen richtig behandeln

Sprachmodelle verarbeiten Text, nicht Zahlen im mathematischen Sinn. Bei Summen über viele Zeilen oder Prozentrechnungen können Fehler auftreten. Drei Regeln helfen:

1. Rechnen lassen, wo gerechnet wird: Kennzahlen in Excel oder per Code ermitteln und der KI nur die Ergebnisse geben.
2. Code statt Kopfrechnen: Wenn die KI rechnen soll, um eine Formel oder ein Skript bitten, das Sie selbst ausführen.
3. Stichproben prüfen: Jede Zahl in einem KI-Text mit der Quelle abgleichen.

Mehr dazu im Ratgeber Kann KI rechnen? und im Ratgeber Excel mit KI.

Beispiel: Abweichungskommentar

Hier ist eine Tabelle mit Plan, Ist und Abweichung je Kostenart
für das 3. Quartal (Werte in Tausend Euro, bereits berechnet).
Schreibe für die drei größten Abweichungen je einen Kommentar
von höchstens drei Sätzen. Nutze nur diese Hintergründe:
- Personalkosten: zwei Stellen später besetzt als geplant
- Material: Preiserhöhung eines Hauptlieferanten ab Juli
- Reisekosten: Messe in Mailand zusätzlich
Rechne nichts neu, übernimm die Zahlen exakt.

Die Hintergründe liefert das Controlling, die KI formuliert. So bleibt der Kommentar fachlich richtig und spart dennoch Zeit. Tabellen aus Excel lassen sich mit dem Werkzeug Tabelle umwandeln in ein Format bringen, das Sprachmodelle gut lesen, etwa Markdown oder CSV.

Berichte verständlich machen

Viele Empfänger von Controllingberichten lesen nur die erste Seite. KI kann helfen, eine kurze Zusammenfassung mit den drei wichtigsten Aussagen voranzustellen, Fachbegriffe zu erklären und Grafiken zu beschreiben. Ob ein Text gut lesbar ist, prüft das Werkzeug Lesbarkeit prüfen. Für Präsentationen gibt es Tipps im Ratgeber KI für Präsentationen.

Vertraulichkeit

Unveröffentlichte Finanzzahlen, Planungen und Gehaltsdaten sind hochsensibel. Bei börsennotierten Unternehmen kommen Insiderregeln hinzu. Nutzen Sie nur freigegebene Business-Dienste mit klaren Vertragszusagen zur Datenverwendung und beschränken Sie den Personenbezug auf das Nötige. Für Copilot in Excel, Teil von Microsoft 365 Copilot, gelten die Zugriffsrechte des Unternehmens; die Lizenz kostet 30 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresvertrag.

KI-Kosten selbst controllen

Controller sind oft auch die Ansprechpartner, wenn es um die Kosten von KI selbst geht. Wie sich Ausgaben je Mitarbeiter planen lassen, zeigt der Rechner KI-Kosten pro Mitarbeiter; Hinweise zur Planung bietet der Ratgeber KI-Budget planen.

Ein guter erster Schritt ist eine Vorlage für den Monatskommentar, die das ganze Team nutzt und regelmäßig verbessert.