KI in der Buchhaltung: Was heute schon funktioniert

KI in der Buchhaltung ist längst Alltag: Viele Buchhaltungsprogramme lesen Belege automatisch aus und schlagen Buchungen vor. Mit allgemeinen KI-Assistenten lassen sich zusätzlich Auswertungen erklären, Abweichungen finden und Texte vorbereiten.

Was gut funktioniert

• Belege auslesen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant aus Fotos oder PDFs erkennen.
• Buchungsvorschläge: Aus wiederkehrenden Mustern Konten vorschlagen, die ein Mensch bestätigt.
• Abweichungen finden: ungewöhnliche Beträge, doppelte Rechnungen, fehlende Belege.
• Berichte erklären: Monatsauswertungen in verständliche Sprache für die Geschäftsführung übersetzen.
• Formeln und Auswertungen in Excel schreiben, siehe Excel mit KI.

Grenzen

• Steuerliche Einordnung und Sonderfälle brauchen Fachwissen und Verantwortung von Menschen.
• Zahlen aus Bildern können falsch erkannt werden. Prüfregeln (Summen, Steuersätze) fangen viele Fehler ab.
• Rechnen sollte ein Programm, nicht das Sprachmodell; siehe Kann KI rechnen?

Rechtliches

Für Buchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Dokumentation des Verfahrens. Setzen Sie KI so ein, dass Entscheidungen nachvollziehbar bleiben, und verarbeiten Sie Finanzdaten nur in Diensten mit Datenschutzvertrag.

Tabellen für die KI aufbereiten hilft der Tabellen-Umwandler.