Copilot in Excel: Formeln, Auswertungen und Diagramme per Anweisung

Copilot in Excel übersetzt Fragen in Formeln, Filter und Diagramme. Statt die richtige Funktion zu suchen, schreiben Sie, was Sie wissen wollen, etwa „Umsatz je Region im zweiten Quartal“. Das spart Zeit, verlangt aber saubere Daten und einen prüfenden Blick auf jedes Ergebnis.

Voraussetzungen für gute Ergebnisse

• Die Datei liegt in OneDrive oder SharePoint, damit Copilot zur Verfügung steht.
• Die Daten sind als Tabelle formatiert oder klar strukturiert: eine Kopfzeile, eine Zeile je Datensatz, keine verbundenen Zellen.
• Spaltennamen sind eindeutig, etwa „Umsatz netto EUR“ statt „Wert“.
• Leere Zeilen, Zwischensummen und Notizen in der Tabelle sind entfernt.

Liegen Daten in einem anderen Format vor, etwa als Markdown-Tabelle aus einem Chat, wandelt der Konverter Tabelle umwandeln sie in CSV um.

Was Copilot in Excel gut kann

1. Formeln erstellen: „Füge eine Spalte hinzu, die die Marge in Prozent berechnet.“
2. Formeln erklären: Verschachtelte Formeln von Kollegen Schritt für Schritt erläutern lassen.
3. Hervorheben und filtern: „Markiere alle Rechnungen, die älter als 30 Tage und offen sind.“
4. Auswerten: Summen, Vergleiche und Trends, auf Wunsch als PivotTable oder Diagramm.
5. Auffälligkeiten finden: Ausreißer, Lücken oder doppelte Einträge benennen lassen.

Beispiel-Prompts

Zeige den Umsatz je Region und Monat für 2026 als Tabelle
und erstelle daraus ein Liniendiagramm. Erkläre in drei Sätzen,
welche Region sich am stärksten verändert hat.

Erkläre die Formel in Zelle F2 Schritt für Schritt
und nenne Fälle, in denen sie ein falsches Ergebnis liefert.

Ergebnisse prüfen

Sprachmodelle rechnen nicht selbst im Kopf, sondern erzeugen Formeln, die Excel ausführt. Das ist zuverlässiger als frei formulierte Zahlen, aber nicht fehlerfrei: Ein falscher Bezug oder ein übersehener Filter verfälscht das Ergebnis. Prüfen Sie deshalb:

• ob die Formel den richtigen Bereich verwendet,
• ob Summen mit einer Stichprobe von Hand übereinstimmen,
• ob Textaussagen zur Analyse durch die Zahlen gedeckt sind.

Warum KI bei Zahlen vorsichtig zu behandeln ist, erklärt Kann KI rechnen?.

Schritt für Schritt statt alles auf einmal

Große Fragen wie „Analysiere die Tabelle“ liefern oft oberflächliche Ergebnisse. Besser ist ein Ablauf in kleinen Schritten:

1. Erst fragen, welche Spalten und Datentypen Copilot erkennt.
2. Dann eine konkrete Kennzahl berechnen lassen und prüfen.
3. Danach Vergleiche und Diagramme anfordern.
4. Zum Schluss eine kurze schriftliche Einordnung, mit Verweis auf die verwendeten Spalten.

So sehen Sie bei jedem Zwischenergebnis, ob Copilot die Daten richtig verstanden hat. Formeln, die sich bewährt haben, sollten Sie dokumentieren, damit Kollegen sie nachvollziehen können.

Copilot oder Chat-KI?

Für Auswertungen direkt in der Arbeitsmappe ist Copilot bequem. Für tiefere Analysen mit Statistik oder Datenbereinigung über viele Dateien sind Chat-Assistenten mit Codeausführung oft stärker. Einen Überblick über beide Wege gibt Excel mit KI, passende Prompt-Muster stehen in Prompts für Tabellen und Daten.

Datenschutz bei Tabellen

Tabellen enthalten oft Kunden-, Personal- oder Finanzdaten. Copilot verarbeitet sie im Rahmen Ihres Microsoft-365-Mandanten, die üblichen Regeln gelten aber weiter: Nur Daten auswerten, für die Sie berechtigt sind, und Ergebnisse mit Personenbezug nicht ungeprüft weitergeben. Bei Auswertungen über Beschäftigte ist der Betriebsrat einzubeziehen.