Themen in Copilot Studio: Topics planen, bauen und pflegen

Themen in Copilot Studio (englisch Topics) sind fest gebaute Gesprächsabläufe. Sie sorgen dafür, dass ein Agent bestimmte Anliegen immer gleich behandelt: Angaben abfragen, prüfen, bestätigen und ein Ergebnis liefern. Neben Wissensquellen und Werkzeugen sind sie der dritte Grundbaustein eines Agenten.

Wann sich ein Thema lohnt

• Die Antwort muss exakt gleich lauten, etwa ein rechtlicher Hinweis.
• Mehrere Angaben müssen strukturiert abgefragt werden, etwa für eine Störungsmeldung.
• Vor einer Aktion braucht es eine ausdrückliche Bestätigung.
• Ein Ablauf soll günstig und vorhersehbar laufen: Eine klassische Antwort kostet 1 Copilot Credit.

Für Auskünfte aus Dokumenten ist ein Thema meist unnötig; dafür gibt es Wissensquellen.

Aufbau eines Themas

Jedes Thema beginnt mit einem Auslöser und besteht aus Knoten, die nacheinander ablaufen:

1. Auslöser: Trigger-Phrasen im klassischen Modus oder eine Beschreibung, anhand derer die generative Orchestrierung das Thema wählt.
2. Frage stellen: Angaben abfragen und in Variablen speichern.
3. Bedingung: je nach Antwort verzweigen.
4. Nachricht senden: Text, Karten oder Auswahlmöglichkeiten.
5. Werkzeug aufrufen: etwa einen Agent Flow oder Konnektor.
6. Thema beenden oder an ein anderes Thema übergeben.

Wie Angaben zwischen Knoten und Themen weitergegeben werden, erklärt Variablen in Copilot Studio. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet Thema mit Trigger-Phrasen anlegen.

Systemthemen

Jeder Agent bringt Systemthemen mit, etwa für Begrüßung, Gesprächsende, Eskalation an einen Menschen, Fehler und das Ausweichthema, wenn nichts passt. Passen Sie diese an: Eine freundliche Begrüßung mit Beispielfragen und eine klare Übergabe an Menschen machen viel aus.

Trigger-Phrasen und Beschreibungen

Im klassischen Modus erkennt der Agent ein Thema an seinen Trigger-Phrasen, bis zu 200 je Thema. Fünf bis zehn unterschiedliche, echte Formulierungen reichen meist. Überschneiden sich Phrasen verschiedener Themen, startet womöglich das falsche; das prüft der Trigger-Phrasen-Prüfer.

Bei generativer Orchestrierung zählt die Beschreibung: Was tut das Thema, wann soll es genutzt werden, wann nicht? Die Unterschiede beider Modi erklärt Generative Orchestrierung oder klassische Themen.

Pflege im Betrieb

• Themen klein halten: lieber mehrere klare Themen als eines mit zwanzig Verzweigungen.
• Namen und Beschreibungen einheitlich formulieren, damit das Team den Überblick behält.
• In den Analysen prüfen, welche Themen oft abgebrochen werden.
• Nach jeder Änderung mit denselben Testfragen prüfen, siehe Agenten in Copilot Studio testen.

Beispiel: Störungsmeldung

Ein typisches Thema fragt nacheinander Gerät, Standort und Fehlerbeschreibung ab, prüft, ob es sich um einen Notfall handelt, und legt dann über ein Werkzeug ein Ticket an. Vor dem Anlegen fasst der Agent die Angaben zusammen und lässt sie bestätigen. Bei einem Notfall verzweigt das Thema sofort zur Telefonnummer der Bereitschaft. Solche festen Abläufe sind mit Themen zuverlässiger als mit freier generativer Planung, weil jeder Schritt vorgegeben ist und sich gezielt testen lässt.

Ein guter Grundsatz für die Pflege: Jedes Thema hat eine verantwortliche Person, die Inhalte und Abläufe aktuell hält, etwa wenn sich ein Prozess oder eine Telefonnummer ändert.