Tenant-Review vor Microsoft 365 Copilot: die Checkliste
Microsoft 365 Copilot findet alles, worauf ein Nutzer Zugriff hat, auch Dokumente, die nur aus Versehen für alle freigegeben sind. Ein Tenant-Review vor der Einführung deckt solche Lücken auf. Diese Checkliste zeigt die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt hat, angelehnt an Microsofts Empfehlung „Pilot, Bereitstellen, Betreiben“.
Voraussetzungen
- Rollen: SharePoint-Administrator, Compliance-Administrator, Globaler Leser oder vergleichbar
- Microsoft 365 Copilot-Lizenzen (sie schalten SharePoint Advanced Management frei)
- Ein kleines Projektteam aus IT, Datenschutz und Fachbereichen
Ablauf
1Bestandsaufnahme starten
Führen Sie im SharePoint Admin Center das Content Management Assessment aus. Es zeigt potenziell überteilte, inaktive und eigentümerlose Websites.
2Oversharing finden
Werten Sie die Data-Access-Governance-Berichte aus: Websites mit „Jeder außer externen Benutzern“, „Jeder“-Links und breiten Freigaben.
3Risiko-Websites eindämmen
Für besonders sensible Websites setzen Sie Restricted Content Discovery oder Restricted Access Control ein, bis die Berechtigungen bereinigt sind.
4Freigabe-Standards anpassen
Prüfen Sie die Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive, etwa Standard-Linktyp und Ablauf von Links.
5Labels und DLP
Führen Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen ein und nutzen Sie DLP, um besonders geschützte Inhalte von Copilot auszuschließen.
6Lebenszyklus regeln
Richten Sie Richtlinien für inaktive und eigentümerlose Websites ein und archivieren Sie Altbestände.
7Pilot starten
Weisen Sie Lizenzen zunächst einer Pilotgruppe zu und beobachten Sie mit Purview, welche Daten in Copilot-Interaktionen vorkommen.
- Nicht auf Perfektion warten: Hochrisiko-Websites zuerst eindämmen, dann schrittweise bereinigen.
- Das Assessment alle 30 Tage wiederholen, wie Microsoft empfiehlt.
Erfolgskontrolle
- Hochrisiko-Websites sind bekannt und eingedämmt.
- Freigabe-Standards und Labels sind festgelegt.
- Eine Pilotgruppe nutzt Copilot unter Beobachtung.
Quellen
- Microsoft Learn: Mit SharePoint Advanced Management auf Copilot vorbereiten
- Microsoft Learn: Data Access Governance Reports
Passende Werkzeuge und Ratgeber
Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.