„Jeder“-Links und Freigaben für die ganze Organisation bereinigen
Die häufigste Ursache für Copilot-Oversharing sind Freigaben an „Jeder außer externen Benutzern“ (EEEU) und organisationsweite Links. Dadurch kann jede Person im Unternehmen ein Dokument finden, und Copilot auch. Diese Anleitung zeigt ein Vorgehen, das Zugriffe reduziert, ohne Arbeit zu blockieren.
Voraussetzungen
- Ergebnisse der Data-Access-Governance-Berichte
- Kontakt zu den Eigentümern der betroffenen Websites
Ablauf
1Betroffene Websites priorisieren
Starten Sie mit Websites, die sensible Inhalte enthalten und breit freigegeben sind.
2Eigentümer informieren
Bitten Sie die Eigentümer, die Freigaben zu prüfen. Viele EEEU-Freigaben stammen aus der Anfangszeit einer Website und werden nicht mehr gebraucht.
3Freigaben ersetzen
Ersetzen Sie die Freigabe an alle durch eine Microsoft-365-Gruppe oder Sicherheitsgruppe mit den tatsächlich Berechtigten.
4Links aufräumen
Entfernen Sie nicht mehr benötigte „Jeder“- und Organisationslinks und setzen Sie für neue Links ein Ablaufdatum.
5Übergangsweise eindämmen
Wo die Bereinigung länger dauert, nehmen Sie die Website mit Restricted Content Discovery aus der Copilot-Suche.
6Erfolg messen
Wiederholen Sie die Berichte und vergleichen Sie die Zahlen mit dem Ausgangswert.
- Nicht pauschal alle Freigaben löschen: zuerst mit Eigentümern klären.
- Site-Attestierungen lassen Eigentümer regelmäßig bestätigen, dass Zugriffe noch stimmen.
Erfolgskontrolle
- Sensible Websites haben keine Freigaben an die ganze Organisation mehr.
- Neue Links laufen automatisch ab.
Quellen
Passende Werkzeuge und Ratgeber
Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.