Data-Access-Governance-Berichte auswerten
Die Data-Access-Governance-Berichte zeigen, wo im Tenant Inhalte zu breit zugänglich sind. Sie sind das wichtigste Werkzeug, um Oversharing vor der Copilot-Einführung zu finden.
Voraussetzungen
- Rolle SharePoint-Administrator
- SharePoint Advanced Management
Ablauf
1Berichte öffnen
Im SharePoint Admin Center unter Reports > Data access governance wählen Sie bei einer Kategorie View reports.
2Berechtigungs-Baseline erstellen
Der Site permissions baseline report zeigt die Berechtigungsstruktur aller Websites und hilft, Websites mit dringendem Handlungsbedarf zu erkennen.
3Breite Freigaben finden
Der Bericht zu „Everyone except external users“ listet Websites, auf denen in den letzten 28 Tagen Inhalte für die ganze Organisation freigegeben wurden.
4Freigabelinks prüfen
Die Sharing-links-Berichte zeigen Websites mit den meisten „Jeder“-, „Personen in der Organisation“- und „Bestimmte Personen“-Links.
5Einzelne Nutzer prüfen
Der Bericht Site permissions for users zeigt alle Websites, auf die eine bestimmte Person zugreifen kann, hilfreich für Pilotnutzer.
6Maßnahmen ableiten
Notieren Sie je Website die Maßnahme: Freigabe entfernen, Eigentümer informieren, Zugriff einschränken.
- Mit „Get AI insights“ lassen sich manche Berichte automatisch zusammenfassen.
- Site-Eigentümer einbinden; sie kennen den Zweck der Freigaben.
Erfolgskontrolle
- Die Websites mit den breitesten Freigaben sind bekannt.
- Für jede Risiko-Website ist eine Maßnahme festgelegt.
Quellen
- Microsoft Learn: Data Access Governance Reports
- Microsoft Learn: Mit SharePoint Advanced Management auf Copilot vorbereiten
Passende Werkzeuge und Ratgeber
Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.