Freigabeeinstellungen in SharePoint und OneDrive anpassen
SharePoint ist ab Werk auf die großzügigsten Freigabeoptionen eingestellt. Mit wenigen Änderungen an den Standards entstehen deutlich weniger breite Freigaben, und Copilot findet weniger Inhalte, die nicht für alle gedacht sind.
Voraussetzungen
- Rolle SharePoint-Administrator
- Abstimmung, wie extern geteilt werden darf
Ablauf
1Einstellungen öffnen
Im SharePoint Admin Center erweitern Sie Policies und wählen Sharing.
2Externe Freigabe festlegen
Legen Sie für SharePoint und OneDrive fest, ob und wie extern geteilt werden darf, etwa nur mit bekannten Gästen.
3Standard-Linktyp ändern
Stellen Sie den Standard-Linktyp auf Bestimmte Personen statt „Jeder in der Organisation“. Nutzer können breitere Links weiterhin bewusst wählen.
4Standardberechtigung
Setzen Sie die Standardberechtigung für Links auf Anzeigen statt Bearbeiten.
5Ablauf für Links
Legen Sie ein Ablaufdatum für „Jeder“-Links fest, damit alte Links nicht dauerhaft offen bleiben.
6Speichern und kommunizieren
Speichern Sie und informieren Sie die Nutzer über die neuen Standards.
- Strengere Einstellungen für einzelne sensible Websites sind zusätzlich möglich.
- Änderungen wirken für neue Links, bestehende Links müssen separat bereinigt werden.
Erfolgskontrolle
- Neue Links sind standardmäßig auf bestimmte Personen beschränkt.
- „Jeder“-Links laufen automatisch ab.
Quellen
- Microsoft Learn: Freigabe für SharePoint und OneDrive verwalten
- Microsoft Learn: Mit SharePoint Advanced Management auf Copilot vorbereiten
Passende Werkzeuge und Ratgeber
Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.