Umfragen mit KI auswerten: Freitexte und Ergebnisse schnell verstehen

Umfragen mit KI auswerten lohnt sich vor allem bei offenen Fragen. Hunderte Freitextantworten von Hand zu lesen und zu codieren dauert Tage, die KI schafft eine erste Ordnung in Minuten. Für die Zahlen aus geschlossenen Fragen bleibt die Tabellenkalkulation das bessere Werkzeug, denn Sprachmodelle rechnen nicht zuverlässig.

Was die KI übernimmt und was nicht

• Gut geeignet: offene Antworten Themen zuordnen, typische Aussagen zusammenfassen, Zitate für den Bericht auswählen, Berichtstexte formulieren.
• Weniger geeignet: Prozente ausrechnen, Mittelwerte bilden, Signifikanz prüfen. Das erledigen Excel, Google Sheets oder Statistiksoftware.

Warum Sprachmodelle bei Rechenaufgaben Fehler machen, erklärt der Ratgeber Kann KI rechnen?

Offene Antworten codieren

1. Daten vorbereiten: Exportieren Sie die Antworten einer Frage als Liste, eine Antwort je Zeile, mit einer laufenden Nummer. Leere Antworten und „keine Angabe“ entfernen.
2. Codebuch entwerfen lassen: Die KI liest eine Stichprobe und schlägt Themen mit kurzer Beschreibung vor.
3. Codebuch festlegen: Sie prüfen, fassen zusammen und benennen die Themen eindeutig.
4. Zuordnen: Jede Antwort bekommt einen oder mehrere Codes, ausgegeben als Tabelle mit Nummer und Code.
5. Auszählen: Die Tabelle wandert zurück in die Tabellenkalkulation.

Ordne jede Antwort einem oder mehreren Codes aus dem Codebuch zu.
Gib eine Tabelle zurück: Nummer | Codes (mit ; getrennt).
Wenn kein Code passt, schreibe „Sonstiges“. Lass keine Zeile aus.
Codebuch: ...
Antworten:
1; Mehr Homeoffice-Tage wären gut
2; Die Kantine ist zu teuer
...

Das Ergebnis lässt sich mit dem Werkzeug Tabelle umwandeln in CSV oder Excel-taugliches Format bringen.

Vollständigkeit prüfen

Bei langen Listen lassen Modelle manchmal Zeilen aus oder hören vorzeitig auf. Vergleichen Sie deshalb immer die Zahl der zurückgegebenen Zeilen mit der Zahl der Antworten. Große Mengen teilen Sie besser in Blöcke von einigen hundert Antworten auf. Das Werkzeug Text aufteilen hilft dabei. Zusätzlich lohnt eine Stichprobe, die Sie selbst codieren und mit dem KI-Ergebnis vergleichen.

Den Bericht schreiben

Haben Sie die Zahlen berechnet, kann die KI den Bericht formulieren. Geben Sie ihr die fertigen Tabellen und lassen Sie daraus Fließtext erstellen, mit dem ausdrücklichen Hinweis, nur die gelieferten Zahlen zu verwenden. Bitten Sie um passende Zitate aus den offenen Antworten, und prüfen Sie, dass diese wörtlich so vorkommen.

Mitarbeiterbefragungen: besondere Vorsicht

Bei einer Mitarbeiterbefragung können Freitexte Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen, etwa „Als einzige Frau im Lager ...“. Entfernen Sie solche Hinweise, bevor Sie Antworten in ein KI-Werkzeug geben, und nutzen Sie nur Dienste mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sollte er über den Einsatz von KI bei der Auswertung informiert sein. Hinweise dazu gibt der Ratgeber KI und Betriebsrat; das ist keine Rechtsberatung.

Kleine Umfragen

Bei 20 oder 30 Antworten brauchen Sie kein Codebuch. Hier reicht es, alle Antworten einzugeben und nach den drei wichtigsten Themen mit Beispielen zu fragen. Lesen Sie die Antworten trotzdem selbst, bei kleinen Mengen ist das schneller als jede Prüfung.