Copilot Cowork einrichten: Voraussetzungen und Einstellungen für Admins

Copilot Cowork einrichten ist Aufgabe der Administratoren: Cowork ist im Mandanten zunächst ausgeschaltet und braucht neben Lizenzen eine Abrechnung und eine Entscheidung zum Datenschutz. Diese Schritte haben sich bewährt.

1. Voraussetzungen klären

Laut Microsoft braucht es:

• eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz für jeden Nutzer,
• Cowork aktiviert in den Copilot-Einstellungen,
• die nutzungsbasierte Abrechnung für Copilot Credits,
• Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft im Mandanten freigegeben.

2. Datenschutz entscheiden

Die Anthropic-Einstellung finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Datenzugriff („KI-Anbieter, die als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft tätig sind“). Für Mandanten in der EU, der EFTA und Großbritannien war sie bei älteren Mandanten standardmäßig aus. Wichtig: Anthropic-Modelle sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Stimmen Sie das mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat ab, bevor Sie Cowork einschalten (Copilot Cowork und Datenschutz).

3. Abrechnung einrichten

Für Pay-as-you-go wird ein Azure-Abonnement mit einer Abrechnungsrichtlinie verknüpft; alternativ kaufen Sie einen Vorrat über den Pre-Purchase Plan (P3). Legen Sie Budgets fest: Ausgabenlimits für den ganzen Mandanten, für Gruppen und für einzelne Nutzer, dazu Warnungen bei bestimmten Schwellen. Nutzer, die ihr Limit erreichen, können aus Cowork heraus mehr Credits anfragen.

4. Pilotgruppe freischalten

Cowork lässt sich gezielt für Gruppen aktivieren. Starten Sie mit 10 bis 30 Personen aus unterschiedlichen Bereichen, sammeln Sie typische Aufgaben und messen Sie den Verbrauch. Daraus lässt sich der Bedarf für alle hochrechnen, etwa mit dem Copilot-Cowork-Kostenrechner.

5. Plugins und Skills steuern

Plugins aus dem Microsoft 365 App Store bringen neue Skills und Verbindungen zu externen Diensten. Administratoren können Plugins für alle bereitstellen oder sperren. Prüfen Sie jedes Plugin wie eine neue Anwendung: Wer ist der Anbieter, welche Daten fließen wohin? Eigene Skills können Nutzer selbst anlegen und teilen; legen Sie fest, wer Skills für die ganze Organisation freigibt.

6. Regeln und Schulung

Ergänzen Sie Ihre KI-Richtlinie um Cowork: Welche Aufgaben sind erwünscht, welche Daten tabu, wann ist die Freigabe Pflicht, und wie werden automatisierte Aufgaben dokumentiert? Eine kurze Einführung mit Beispielen für gute Aufträge spart später viele Credits und Rückfragen.

7. Überwachen

Cowork-Eingaben, Antworten und erzeugte Dateien unterliegen laut Microsoft den vorhandenen Microsoft-365-Regeln: Überwachungsprotokolle, eDiscovery, Aufbewahrung und weitere Purview-Funktionen. Prüfen Sie, ob Ihre Aufbewahrungs- und Löschregeln auch den OneDrive-Ordner „Cowork“ erfassen.

Quellen: Microsoft Learn, Copilot Cowork – Übersicht und Cowork verwenden; Microsoft-Lizenzhinweise zu Copilot Credits; Ankündigung der allgemeinen Verfügbarkeit. Microsoft ändert Cowork laufend; maßgeblich ist die aktuelle Dokumentation. Tokenlabor ist ein unabhängiges Angebot und gehört nicht zu Microsoft.