Oversharing-Checkliste für Microsoft 365 Copilot
Die Oversharing-Checkliste führt durch alle Schritte vor Microsoft 365 Copilot: SharePoint-Berechtigungen, Freigabelinks, Bezeichnungen und Überwachung, mit gespeichertem Fortschritt.
| Bereich | Erledigt | Fortschritt |
|---|
Bestandsaufnahme
Data-Access-Governance-Berichte ausgewertet: Websites mit „Jeder außer externen Benutzern“, „Jeder“-Links und Links für die ganze Organisation
Berichte in SharePoint Advanced Management; ohne diese Lizenz helfen Freigabeberichte im SharePoint Admin Center und PowerShell.
Websites und Teams mit sensiblen Inhalten (Personal, Finanzen, Verträge, Geschäftsführung) ermittelt und Verantwortliche benannt
Diese Bereiche zuerst prüfen; sie bergen das größte Risiko.
Inaktive und besitzerlose Websites ermittelt und bereinigt, archiviert oder einem Besitzer zugeordnet
Zum Beispiel mit Richtlinien für inaktive Websites in SharePoint Advanced Management.
Öffentliche Teams und Microsoft-365-Gruppen geprüft, sensible Teams auf privat umgestellt
Öffentliche Teams sind für alle im Unternehmen zugänglich.
Freigaben und Links
Standard-Linktyp für SharePoint und OneDrive auf „Bestimmte Personen“ gesetzt
Verhindert, dass neue Links automatisch für die ganze Organisation gelten.
„Jeder“-Links (anonyme Links) eingeschränkt oder mit Ablaufdatum versehen
Einstellung zur externen Freigabe im SharePoint Admin Center.
Bestehende Links „Personen in Ihrer Organisation“ auf sensiblen Websites entfernt oder durch gezielte Freigaben ersetzt
Gruppe „Jeder außer externen Benutzern“ aus den Berechtigungen sensibler Websites entfernt
Gastzugriffe überprüft, zum Beispiel mit Zugriffsüberprüfungen in Microsoft Entra ID
Schutz sensibler Inhalte
Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Purview veröffentlicht und den Mitarbeitenden erklärt
Copilot berücksichtigt Bezeichnungen und deren Verschlüsselung.
Bezeichnungen mit Verschlüsselung für streng vertrauliche Inhalte eingerichtet
Nur berechtigte Personen können solche Inhalte öffnen, auch über Copilot.
Standardbezeichnungen für Bibliotheken mit sensiblen Inhalten festgelegt
DLP-Richtlinie für Microsoft 365 Copilot geprüft, die Inhalte mit bestimmten Bezeichnungen von der Verarbeitung ausschließt
Data Loss Prevention in Microsoft Purview.
Übergangsmaßnahmen geprüft: eingeschränkte Inhaltserkennung (Restricted Content Discovery) für einzelne Websites oder eingeschränkte SharePoint-Suche
Nur vorübergehend, bis Berechtigungen bereinigt sind.
Betrieb und Überwachung
Überwachung (Audit) in Microsoft Purview aktiv, Copilot-Interaktionen sind auffindbar
Aufbewahrungsrichtlinie für Copilot-Interaktionen festgelegt
Abgestimmt mit Datenschutz und Rechtsabteilung.
DSPM für KI in Microsoft Purview eingerichtet, um Risiken bei der KI-Nutzung zu erkennen
Website-Besitzende prüfen Zugriffe regelmäßig, etwa über Zugriffsüberprüfungen durch Websitebesitzer
Organisation
Freigaberichtlinie und interne KI-Richtlinie veröffentlicht: wer darf was mit wem teilen
Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat eingebunden, Dokumentation abgestimmt
Mitarbeitende wissen, dass Copilot alles findet, worauf sie Zugriff haben, und wie sie eigene Freigaben prüfen
Meldeweg für versehentlich gefundene vertrauliche Inhalte festgelegt
Der Stand wird nur in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und nicht übertragen.
Warum Oversharing bei Copilot wichtig ist
Diese Oversharing-Checkliste hilft bei der Vorbereitung auf Microsoft 365 Copilot. Copilot greift mit den Rechten der jeweiligen Person auf Inhalte in SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange zu. Es umgeht keine SharePoint-Berechtigungen, macht aber sichtbar, was ohnehin zugänglich ist. Eine Gehaltsliste, die vor Jahren versehentlich für alle im Unternehmen freigegeben wurde, war bisher kaum zu finden; mit Copilot genügt eine Frage. Genau das meint Oversharing: Inhalte, die weiter geteilt sind als nötig.
Die Checkliste fasst die wichtigsten Maßnahmen in fünf Bereichen zusammen: Bestandsaufnahme der zu weit geteilten Websites, Einstellungen für Freigabelinks, Schutz sensibler Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen und Data Loss Prevention in Microsoft Purview, Überwachung im laufenden Betrieb und organisatorische Regeln. Jeder Punkt hat eine Priorität. Für die Copilot-Einführung sind vor allem die Punkte mit hoher Priorität entscheidend: breit geteilte Websites mit sensiblen Inhalten finden, den Standard-Linktyp auf bestimmte Personen setzen und Bezeichnungen veröffentlichen. Übergangsmaßnahmen wie die eingeschränkte SharePoint-Suche sind nur eine Brücke, bis die Berechtigungen bereinigt sind. Den Hintergrund und die einzelnen Schritte erklärt der Ratgeber Oversharing vor Copilot vermeiden.
Grenzen: Die Checkliste ersetzt kein Projekt zur Rechtebereinigung und keine Beratung. Welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Lizenzen ab; einige Berichte und Richtlinien gehören zu SharePoint Advanced Management oder zu Microsoft Purview. Prüfen Sie die aktuellen Bezeichnungen der Einstellungen im Admin Center, da Microsoft sie gelegentlich ändert.
Anleitung: Oversharing-Checkliste in 4 Schritten
- Die Punkte der Checkliste nacheinander durchgehen und je Punkt einen Status wählen: offen, teilweise, erledigt oder nicht relevant.
- Bei Bedarf im Notizfeld je Punkt Zuständigkeit oder Termin festhalten; der Stand wird nur in Ihrem Browser gespeichert.
- Den Fortschritt je Bereich im Ergebnis ablesen und offene Punkte mit hoher Priorität zuerst angehen.
- Mit „Als Markdown kopieren“ oder „Als CSV kopieren“ den Stand in Ticketsystem oder Projektplan übernehmen.
Typische Anwendungsfälle
- Vor dem Copilot-Pilot gemeinsam mit IT, Datenschutz und Fachbereichen den Zustand des Tenants prüfen.
- Ein Projekt zur Bereinigung von Freigaben strukturieren und den Fortschritt berichten.
- Nach der Einführung regelmäßig kontrollieren, ob neue Teams und Websites den Standards entsprechen.
- Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat zeigen, welche Schutzmaßnahmen umgesetzt sind.
Häufige Fragen
Was ist Oversharing?
Inhalte, die mehr Personen zugänglich sind als nötig, etwa durch Links für die ganze Organisation, öffentliche Teams oder die Gruppe „Jeder außer externen Benutzern“. Copilot macht solche Inhalte leichter auffindbar.
Umgeht Copilot SharePoint-Berechtigungen?
Nein. Copilot zeigt nur Inhalte, auf die die fragende Person bereits Zugriff hat. Das Problem sind zu weit gesetzte Berechtigungen, nicht Copilot selbst.
Wo wird mein Fortschritt gespeichert?
Im lokalen Speicher Ihres Browsers. Er bleibt erhalten, wenn Sie die Seite erneut öffnen, wird aber nicht übertragen. Für das Team exportieren Sie den Stand als Markdown oder CSV.
Welche Lizenzen brauche ich für die Maßnahmen?
Viele Einstellungen zu Freigabelinks sind im SharePoint Admin Center enthalten. Data-Access-Governance-Berichte, Richtlinien für inaktive Websites und eingeschränkte Inhaltserkennung gehören zu SharePoint Advanced Management; Bezeichnungen und DLP zu Microsoft Purview. Prüfen Sie Ihren Lizenzumfang.
Muss jeder Punkt vor dem Start von Copilot erledigt sein?
Nein. Wichtig sind die Punkte mit hoher Priorität, vor allem breit geteilte Websites mit sensiblen Inhalten. Andere Punkte wie Aufbewahrung oder Schulungen lassen sich parallel zum Pilot umsetzen.
Kann ich die Checkliste mit Kollegen teilen?
Der Stand liegt nur in Ihrem Browser. Kopieren Sie ihn als Markdown oder CSV und legen Sie ihn in Ihrem Team ab, zum Beispiel in einer Liste in SharePoint oder einem Ticket.
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