Alte Projektseiten und vergessene Teams enthalten oft veraltete oder vertrauliche Inhalte. Copilot nutzt sie trotzdem als Quelle, was zu falschen Antworten führen kann. Archivierte Websites werden dagegen nicht mehr einbezogen und kosten weniger Speicher.

1Richtlinie für inaktive Websites

Unter Site lifecycle management > Inactive site policies legen Sie fest, ab wann eine Website als inaktiv gilt, etwa nach 12 Monaten ohne Aktivität.

2Eigentümer benachrichtigen

Die Richtlinie fragt Eigentümer per E-Mail, ob die Website noch gebraucht wird.

3Bericht auswerten

Laden Sie nach der Ausführung den Bericht herunter und prüfen Sie die Antworten.

4Archivieren

Archivieren Sie nicht mehr benötigte Websites. Inhalte, Berechtigungen und Metadaten bleiben erhalten, die Website ist aber erst nach Reaktivierung wieder erreichbar.

5Archivierte Websites verwalten

Auf der Seite Archived sites sehen und reaktivieren Sie archivierte Websites.

Tipps und Stolpersteine

Archivieren statt löschen: Aufbewahrungspflichten bleiben gewahrt.
Reaktivierung kann je nach Umfang Zeit und Kosten verursachen; vorher prüfen.

Erfolgskontrolle

Inaktive Websites sind archiviert oder bestätigt.
Copilot nutzt keine archivierten Inhalte mehr.

Quellen

Passende Werkzeuge und Ratgeber

Anleitung: Websites ohne Eigentümer

Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.

Inaktive Websites finden und mit Microsoft 365 Archive archivieren

Voraussetzungen

Ablauf