Praxisbeispiel: HR-FAQ-Agent für Mitarbeitende bauen
Ein HR-FAQ-Agent beantwortet Fragen zu Urlaub, Reisekosten, Elternzeit oder Benefits aus den gültigen Richtlinien. Er entlastet die Personalabteilung bei Standardfragen, darf aber keine persönlichen Fälle entscheiden.
Voraussetzungen
- Aktuelle Richtlinien in einer SharePoint-Bibliothek
- Abstimmung mit HR, Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat
Ablauf
1Inhalte aufräumen
Sammeln Sie die gültigen Richtlinien an einem Ort und entfernen Sie alte Fassungen. Veraltete Dokumente sind die häufigste Fehlerquelle.
2Agent anlegen
Erstellen Sie den Agenten mit dem Agent Builder oder in Copilot Studio und verbinden Sie die Richtlinien-Bibliothek als Wissen.
3Grenzen festlegen
In den Anweisungen: „Beantworte allgemeine Fragen zu Richtlinien. Bei persönlichen Fällen, Gehalt oder Konflikten verweise an das HR-Team unter [Kontakt].“
4Mit HR testen
Lassen Sie das HR-Team 30 typische Fragen stellen und die Antworten prüfen.
5Einführen
Teilen Sie den Agenten mit allen Mitarbeitenden und kommunizieren Sie, wofür er gedacht ist.
6Pflegen
Legen Sie fest, dass neue Richtlinien zuerst in der Bibliothek aktualisiert werden.
- Der Betriebsrat sollte früh eingebunden werden, besonders wenn Nutzungsdaten ausgewertet werden.
- Keine personenbezogenen HR-Daten als Wissen einbinden.
Erfolgskontrolle
- Standardfragen werden korrekt mit Quelle beantwortet.
- Persönliche Anliegen werden an HR verwiesen.
Quellen
Passende Werkzeuge und Ratgeber
Unabhängige Anleitung, nicht von Microsoft. Menüs können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Dokumentation. Erstellt mit Unterstützung von KI, geprüft und verantwortet von Leon Blatz. Grafiken: Tokenlabor.