Automatisierungspotenzial bewerten

Welche Aufgaben sich automatisieren lassen

Das Werkzeug bewertet das Automatisierungspotenzial wiederkehrender Aufgaben. Für jede Aufgabe geben Sie an, wie oft sie im Monat anfällt und wie viele Minuten sie dauert. Vier Kriterien bestimmen, wie gut sie sich für KI-Automatisierung eignet: Folgt die Aufgabe klaren Regeln? Liegen die Eingangsdaten strukturiert vor, etwa als Formular statt als Freitext? Wie oft gibt es Ausnahmen? Und wie schlimm wäre ein Fehler? Wer Prozesse automatisieren will, beginnt am besten mit Aufgaben, die häufig, regelhaft und fehlertolerant sind.

Die Eignung setzt sich gewichtet zusammen: Regelhaftigkeit 35 %, Datenstruktur 25 %, seltene Ausnahmen 20 % und geringe Fehlerfolgen 20 %, umgerechnet auf 0 bis 100 %. Die Zeitersparnis ergibt sich als Stunden pro Monat mal Eignung; das ist eine theoretische Obergrenze, keine Prognose. Damit lassen sich Aufgaben priorisieren und die Automatisierung bewerten, bevor jemand ein Werkzeug kauft. Hohe Fehlerfolgen begrenzen die Empfehlung auf eine Automatisierung mit Freigabe, auch wenn die Eignung sonst hoch wäre. Mit Stundensatz zeigt die Auswertung zusätzlich den Gegenwert in Euro; für eine genaue Rechnung mit KI-Kosten und Prüfzeit nutzen Sie KI vs. Mensch.

Grenzen: Die Punktwerte sind grobe Selbsteinschätzungen. Aufwand für Einführung, Schulung und Wartung fehlt in der Rechnung ebenso wie die Akzeptanz im Team. Nutzen Sie die Liste als Gesprächsgrundlage, nicht als Entscheidung.